Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Tyto Zásady zpracování a ochrany osobních údajů (dále také jen „Zásady“) poskytují informace o tom, jaké osobní údaje fyzických osob (dále také jen „subjekty údajů“) jsou v rámci Skupiny (dále také jen jako „My“) zpracovávány, a slouží k plnění informační povinnosti společnostmi Skupiny dle příslušných právních předpisů, zejm. dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále také jen „nařízení GDPR“).

Podrobnější strukturu Skupiny naleznete zde.

Společnosti Skupiny se sídlem v České republice jsou společnými správci osobních údajů a dohodly se, že společnost PFNonwovens Czech s.r.o., se sídlem Přímětická 3623/86, 669 02 Znojmo, IČ: 25478478, bude vůči subjektům údajů vystupovat jako ústřední kontaktní místo a bude plnit vůči subjektům údajů povinnosti vyplývající z příslušných právních předpisů, zejm. nařízení GDPR.

A) O kom zpracováváme osobní údaje?

V rámci své činnosti zpracováváme osobní údaje zejm. těchto kategorií subjektů údajů:

• Uchazeči o zaměstnání
• Zaměstnanci nebo členové statutárních nebo jiných volených/jmenovaných orgánů
• Obchodní partneři, např. odběratelé, dodavatelé, atd.
• Ostatní třetí osoby, např. osoby vstupující do areálu Skupiny, návštěvníci našich webových stránek, atd.

V případě zpracování osobních údajů dalších kategorií subjektů údajů se pro účely plnění informační povinnosti použijí ustanovení těchto Zásad nejbližší zpracovávaným osobním údajům.

B) Jaké osobní údaje zpracováváme?

Specifikům, která se týkají osobních údajů zaměstnanců Skupiny, se věnují samostatné interní pracovní postupy / směrnice Skupiny.

Uchazeči o zaměstnání

U uchazečů o zaměstnání zpracováváme takové adresní, identifikační a popisné osobní údaje, které nám uchazeči o zaměstnání sami poskytnou např. v životopisech, žádostech o zaměstnání, osobních pohovorech atd., zejm.:

• jméno a příjmení
• trvalé bydliště, příp. doručovací adresa
• datum narození, věk
• e-mailová adresa soukromá
• telefonní číslo soukromé
• podpis
• současné zaměstnání, pracovní pozice
• předchozí zaměstnání, praxe
• nejvýše dosažené vzdělání
• odborné znalosti a dovednosti (např. jazykové znalosti, znalost PC, řidičský průkaz, další osvědčení a kvalifikace a další)

Obchodní partneři

U našich obchodních partnerů, ať už se jedná o prodávající, kupující, poskytovatele služeb, obdarované, zhotovitele, odběratele atd., zpracováváme takové adresní a identifikační osobní údaje, které nám obchodní partneři sami poskytnou, příp. osobní údaje pocházející z veřejně dostupných rejstříků, např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí atd., zejm.:

• jméno a příjmení
• trvalé bydliště, příp. doručovací adresa
• datum narození, příp. rodné číslo
• e-mailová adresa pracovní
• telefonní číslo pracovní
• bankovní účet
• pracovní pozice
• IČ, DIČ
• podpis

Ostatní třetí osoby

U ostatních třetích osob, např. při e-mailové či listinné komunikaci, při návštěvě našich výrobních areálů, návštěvě webových stránek atd., zpracováváme adresní a identifikační osobní údaje, které nám třetí osoby samy poskytnou, příp. jsou dostupné z kamerových záznamů, zejm.:

• jméno a příjmení
• e-mailová adresa a tel. číslo pracovní
• pracovní pozice
• podpis
• podoba a obrazové informace o chování a jednání zaznamenaných osob (u obrazových kamerových záznamů)
• IP adresa (u návštěvníků webových stránek)

Cookies používané na našich webových stránkách jsou pouze tzv. technické cookies, které slouží za účelem řádného fungování webových stránek, a nezanechávají stopy, které mohou být zejména v kombinaci s jedinečnými identifikátory a dalšími informacemi, které servery získávají, použity k profilování fyzických osob a k jejich identifikaci, např. nedochází k žádnému přihlašování uživatelů či zadávání osobních údajů (údaje uvedené v odeslaných formulářích nejsou s cookies spojené). Podrobnější informace ohledně cookies naleznete zde.

C) Za jakým účelem, na základě jakých právních důvodů a po jakou dobu osobní údaje zpracováváme/uchováváme?

Uchazeči o zaměstnání

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracováváme za účelem posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání a případného uzavření pracovního nebo jiného obdobného poměru a s tím související komunikace mezi uchazečem o zaměstnání a námi a dále za účelem budoucího případného uplatnění a obrany práv a povinností smluvních stran.

Takové zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy a také pro účely našich oprávněných zájmů, aniž by bylo potřeba souhlasu uchazeče o zaměstnání.

U neúspěšných uchazečů o zaměstnání tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání výběrového řízení na konkrétní pozici a dále po dobu 4 let od jeho ukončení, případně v dalším nutném rozsahu.

V případě podpisu souhlasu se zpracováním osobních údajů (dostupný zde) budeme za účelem vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání, následné vzájemné komunikace a získání zaměstnání a uzavření pracovního nebo jiného obdobného poměru, zpracovávat osobní údaje uchazečů o zaměstnání po dobu 4 let od doručení výše uvedeného souhlasu.

Každý uchazeč o zaměstnání, který nám udělil výše uvedený souhlas, je oprávněn tento souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat, a to písemně na adrese sídla společnosti PFNonwovens Czech s.r.o.: Přímětická 3623/86, 669 02 Znojmo, nebo e-mailem na adrese: hr@pfnonwovens.cz. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů na základě souhlasu uděleného před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů také nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na jiném právním základě, než je souhlas.

U úspěšných uchazečů o zaměstnání budou osobní údaje zpracovávány společně s dalšími osobními údaji zaměstnance za podmínek stanovených v interních pracovních postupech / směrnicích Skupiny.

Obchodní partneři

Osobní údaje obchodních partnerů zpracováváme za účelem identifikace smluvních stran, vzájemné komunikace, plnění smlouvy, ověřování schopnosti plnit své závazky a dále za účelem budoucího případného uplatnění a obrany práv a povinností smluvních stran.

Takové zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti a také pro účely našich oprávněných zájmů, aniž by bylo potřeba souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu vzájemné spolupráce a dále po dobu 10 let od jejího ukončení, případně v dalším nutném rozsahu.

Ostatní třetí osoby

Osobní údaje ostatních třetích osob v rámci elektronické či listinné komunikace, při návštěvě našich výrobních areálů nebo při návštěvě našich webových stránek (kamerové záznamy a IP adresy odděleně viz níže) zpracováváme za účelem identifikace smluvních stran, vzájemné komunikace, seznámení se s instrukcemi, povinnostmi BOZP a pravidly chování v našem areálu a dále za účelem budoucího případného uplatnění a obrany práv a povinností smluvních stran.

Takové zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti a také pro účely našich oprávněných zájmů, aniž by bylo potřeba souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu vzájemné komunikace (nebo návštěvy v areálu) a dále po dobu 10 let od jejího ukončení, případně v dalším nutném rozsahu.

Kamerové záznamy

Osobní údaje získané na základě obrazových kamerových záznamů (zejm. podoba a obrazové informace o chování a jednání zaznamenaných osob; zvukové záznamy (audio stopy) nejsou kamerovými systémy nikterak zachycovány, ukládány ani zpracovávány) zpracováváme za účelem ochrany majetku společností Skupiny a ochrany majetku našich zaměstnanců a dalších osob proti krádeži a vandalismu a dále jako prevence proti krádeži a vandalismu, ochrany zdraví konečných uživatelů našich výrobků, ochrany bezpečnosti práce a kontroly technologického a výrobního procesu.

Takové zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, aniž by bylo potřeba souhlasu třetích osob se zpracováním osobních údajů.

Z důvodu nepřetržitého provozu výrobních areálů probíhá snímání kamerovými zařízeními u výrobních linek nepřetržitě, tj. 24 hodin denně / 7 dní v týdnu. Ostatní kamery s pohybovým čidlem snímají jen v případě detekce pohybu.

Místa, která jsou monitorována kamerovými systémy se záznamem, jsou označena po celou dobu provozu kamerových systémů vhodnou viditelnou informační tabulkou s příslušným piktogramem / obrázkem kamery a slovy „Monitorováno kamerami se záznamem“ (CCTV monitored and recorded).

Záznamy z kamer jsou uchovávány v časových smyčkách, tzn. po uplynutí stanovené doby uchování záznamu dochází k automatickému přepisu záznamů ve smyčce. Doba uchovávání záznamu je závislá na velikosti místa na disku, počtu snímajících kamer a účelu zpracování. V případě zachycení nějakého incidentu je záznam uchován po dobu nezbytnou pro projednání případu před orgány činnými v trestním řízení, případně jinými zainteresovanými subjekty pro naplnění účelu zpracování.

IP adresy

IP adresy zpracováváme za účelem zajištění bezpečnosti sítě.

Takové zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, aniž by bylo potřeba souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu 2 let, případně v dalším nutném rozsahu.

D) Kdo všechno může mít přístup k osobním údajům?

Přístup k osobním údajům mohou mít, je-li to potřebné, všechny společnosti Skupiny se sídlem v České republice, a to pouze vymezený okruh oprávněných zaměstnanců.

Společnosti Skupiny nepředávají osobní údaje subjektů údajů do třetích zemí, a to ani v rámci samotné Skupiny, není-li to potřebné pro naplnění účelu zpracování, zejm. za účelem splnění smlouvy či právní povinnosti.

Kategorie třetích stran, které mohou mít přístup k osobním údajům:

• osoby, které pro nás zajišťují technický provoz webových stránek (např. přístup k IP adresám u návštěvníků webových stránek),
• osoby podílející se na provozu kamerových systémů (např. u kamerových záznamů),
• osoby provádějící ostrahu výrobních areálů (např. osobní údaje návštěvníků areálu),
• osoby spravující informační systémy (např. osobní údaje zákazníků),
• další osoby, je-li to nutné pro splnění smlouvy nebo dalších povinností (např. osobní údaje zákazníků přepravcům nebo dalším osobám podílejícím se na splnění smlouvy).

Na základě platných právních předpisů a za určitých podmínek jsme pak povinni některé Vaše osobní údaje předat např. orgánům činným v trestním řízení (např. v případě spáchání trestného činu / přestupku), případně jiným zainteresovaným subjektům (pojišťovnám, bankám, atd.), celním a finančním orgánům a dalším orgánům veřejné správy.

Všichni zaměstnanci Skupiny, kteří se podílejí na zpracování osobních údajů, jsou zavázáni k mlčenlivosti a nakládají s osobními údaji jako s důvěrnými informacemi. Také ostatní příjemci osobních údajů (např. zpracovatelé) jsou smluvně zavázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme jim je poskytli.

E) Jaká má subjekt údajů práva v souvislosti s ochranou osobních údajů?

Ve vztahu k osobním údajům má každý subjekt údajů zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům;
• právo osobní údaje opravit či doplnit;
• právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“) v určitých případech;
• právo požadovat omezení zpracování;
• právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech;
• právo požadovat přenesení údajů;
• právo svůj souhlas kdykoli odvolat (viz výše postupem dle bodu C) u uchazečů o zaměstnání;
• právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech;
• další práva stanovená v příslušných právních předpisech, zejm. nařízení GDPR.

Máme-li v případě žádostí subjektů údajů s uplatněním výše uvedených práv důvodné pochybnosti o totožnosti subjektu údajů, který žádost podává, příp. nejsme schopni subjekt údajů identifikovat, můžeme subjekt údajů požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti a ověření identity.

Žádosti mohou subjekty údajů podávat písemně na níže uvedenou kontaktní adresu společných správců. V případě zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí (nebo v případě poskytnutí dalších kopií zpracovávaných osobních údajů) může být subjektům údajů uložen přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady s tím spojené.

F) Jak nás může subjekt údajů kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu ohledně zpracování a ochrany osobních údajů nás prosím písemně kontaktujte na adrese společnosti PFNonwovens Czech s.r.o.: Přímětická 3623/86, 669 02 Znojmo, příp. na její e-mailové adrese: ou@pfnonwovens.cz, která bude vůči subjektům údajů vystupovat jako ústřední kontaktní místo a bude plnit vůči subjektům údajů povinnosti vyplývající z příslušných právních předpisů, zejm. nařízení GDPR.

Za účelem uchovávání záznamů o plnění našich povinností vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejm. nařízení GDPR, a budoucího případného uplatnění a obrany práv a povinností smluvních stran je veškerá komunikace mezi námi a subjektem údajů monitorována.